Мы привыкли, что документы должны быть заверены печатью и подписью. Точно так же мы раньше думали, что телефон может быть только с проводами. Теперь мы забыли о таких телефонах. То же самое происходит сейчас в документообороте. Делопроизводство активно переходит в интернет, а для работы с электронными документами нужна электронная подпись. Скоро мы наконец-то забудем о бумажных отчётах и договорах…
Это как раз тот случай, когда государство упрощает нам жизнь – позволяет вести документооборот через интернет. Чем раньше Вы освоите возможности электронной подписи, тем проще и удобнее будет ваша работа.
Электронная подпись (ЭП) имеет такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись на бумажном документе. Это закреплено законодательно ФЗ-№1 от 10 января 2002 г. и ФЗ-№63 от 06 апреля 2011 г., в редакции от 28 июня 2014 г.
5 больших плюсов электронной подписи:
1. Налоговики рады…
Наверняка Ваша организация всё ещё пользуется услугами операторов-посредников и взаимодействует с госорганами через их программы. Теперь эти услуги вам не нужны! С 2014 года ФНС упростила подачу налоговой отчётности, организовав «Личный кабинет налогоплательщика юридического лица». В нём Вы можете самостоятельно подавать отчётность налоговикам. Советуем Вам освоить этот инструмент ФНС, чтобы оставаться настоящим профессионалом в своей области.
Сейчас активно внедряют электронный документооборот государственные фонды и прочие структуры. Официальные письма по электронной почте также нужно заверять ЭП.
2. …и партнёры тоже
Теперь законодательно разрешено обмениваться документами с контрагентами в электронном виде (ст. 71 ГПК РФ), заверяя их электронной подписью. Например, вместо счёта-фактуры или договора на бумаге с печатью можно выслать партнеру электронный документ, заверенный ЭП, и получить по электронной почте свой экземпляр обратно с ЭП контрагента. Просто предварительно договоритесь об обмене электронными документами и Вы сэкономите время. Это особенно удобно, если у Вас есть иногородние партнёры, многочисленные филиалы и контрагенты за пределами Вашего населенного пункта.
3. Новые заказы? Легко!
Вы наверняка знаете, что Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» обязал государственные и муниципальные предприятия осуществлять часть закупок через электронные торги. И чтобы получить заказы от государственных и муниципальных учреждений, Ваша организация должна участвовать в этих торгах на электронных площадках. Многие предприятия уже сегодня активно используют эту возможность, потому что, как правило, это крупные заказы. К тому же сделки с государственными и муниципальными органами безопасны. Часто и коммерческие организации объявляют интересные для поставщиков тендеры. Использовать такие возможности, чтобы заработать, важно и нужно. Электронная подпись необходима, если Вы сами планируете участвовать в тендере или хотите подать заявку на закупку через электронные торговые площадки.
4. Защита документов от подделки
Очень важно знать, что квалифицированная электронная подпись – серьёзная защита от подделки Ваших документов. Подделать её невозможно, ведь это сложнейший шифр. Вероятность взлома электронных документов, конечно, присутствует, но она в тысячи раз ниже, чем вероятность подделки бумажных документов.
5. Перспектива использования ЭП
Если попытаться заглянуть в ближайшее будущее, то очевидным представляется расширение сфер применения электронного документооборота, и, как следствие ЭП. К примеру, в настоящий момент разрабатывается проект закона о повышении прозрачности ведения кассовых операций организациями. Электронные кассовые документы в режиме «онлайн» будут передаваться в налоговый орган. Больничные листы также перейдут в электронный формат и не будут выдаваться на руки. По некоторым таким инициативам в отдельных областях РФ уже запускаются пилотные проекты. Чем раньше Вы освоите использование электронной подписи, тем легче Вам будет воспринимать новые требования чиновников.
Знаете ли Вы, что, внедрив у себя электронную подпись, Вы станете участником всеобщей экономии национальных ресурсов и своего предприятия в частности? Хорошим примером служат страны Латинской Америки и стран Прибалтики, которые полностью перешли на электронный документооборот и экономят 12% ресурсов в год.
Ложка дегтя
Пожалуй, единственным минусом электронной подписи является то, что пока срок её действия ограничивается одним годом. Через год Вам нужно будет купить новую ЭП, а с учетом того, что видов электронной подписи несколько, важно выбрать и купить то, что нужно, и при этом не переплачивать!
Подскажем и поможем
Стоимость ЭП – от 1 500 до 12 000 руб., поэтому важно правильно выбрать нужный тип подписи, исходя из Ваших потребностей. Уже более 2 лет мы являемся единственным представителем удостоверяющего центра «Коммерсантъ-Картотека» в Рязанском регионе и потому сможем грамотно проконсультировать и оформить документы на электронную подпись. В течение суток Вы получите свою ЭП. К тому же покупка ЭП в нашей компании дешевле на 5%, чем при заказе в удостоверяющем центре «Коммерсантъ-Картотека» напрямую.
Мы всегда рады помочь Вам, поэтому можете задать вопросы по телефону прямо сейчас: (4912) 50 30 50 (доб. 181).
